XLSFileUsers 1.0 - Beta

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Kurzbeschreibung

Mit XLSFileUsers können Sie schnell und einfach herausfinden, ob und von welchen Benutzern die Arbeitsmappendateien eines bestimmten Ordners gerade bearbeitet werden. Bei geöffneten Dateien wird der Name des aktuellen Bearbeiters angezeigt, ansonsten der Name desjenigen Benutzers, der die Datei zuletzt geöffnet hatte. Zu jeder Mappe wird angezeigt, ob die Datei ein Kennwort verwendet (Lese-/Schreibkennwort und Schreibschutzkennwort), ob sie schreibgeschützt ist, welches Dateiformat sie besitzt (Excel 5.0/95 oder 97/2000/2002/2003) und ob sie gerade mit einem anderen Programm als Microsoft Excel bearbeitet wird. Das Tool kann eingesetzt werden, ohne dass Microsoft Excel auf dem Rechner installiert sein muss.

Unterstützte Dateitypen

XLSFileUsers unterstützt Arbeitsmappen (Dateityp 'xls') dieser Excelversionen:
- Excel 2003
- Excel 2002 (XP)
- Excel 2000
- Excel 97
- Excel 95 (7.0)
- Excel 5.0
- Excel 97-2003 & 5.0/95 (duales Format)
- Excel 97-2002 & 5.0/95 (duales Format)
- Excel 97-2000 & 5.0/95 (duales Format)
- Excel 97 & 5.0/95 (duales Format)
- Excel 5.0/95

Zudem können Vorlagen (Dateityp 'xlt') verarbeitet werden, die mit einer beliebigen Excelversion erstellt wurden. Auch Sicherungskopien (Dateityp 'xlk') und Add-Ins (Dateityp 'xla') können analysiert werden.

Bei einer freigegebenen Arbeitsmappe kann das Tool nicht erkennen, ob sie momentan bearbeitet wird, da aus Sicht von Windows (bzw. des Dateisystems) die Datei nicht geöffnet ist. Folglich wird als Dateistatus "Nicht geöffnet" angezeigt und der Name des Benutzers ausgegeben, welcher die Datei zuletzt geöffnet hat.

Auch bei Arbeitsmappen, die in Microsoft Excel schreibgeschützt geöffnet sind, kann nicht festgestellt werden, dass bzw. ob die Datei geöffnet ist.

Dauer der Dateianalyse

Wie lange die Dateianalyse dauert, hängt von der Anzahl Dateien im ausgewählten Ordner, von der verwendeten Hardware sowie von der Betriebssystem-Software ab. Auf einem Testsystem des Autors, ausgerüstet mit einer 300 MHz CPU und Windows NT 4.0, benötigte das Tool für 420 Dateien exakt 1 Minute, d.h. dass pro Sekunde 7 Dateien verarbeitet wurden.

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Zweck und Nutzen

XLSFileUsers ermöglicht einen aktuellen Überblick über die momentane Bearbeitung von Arbeitsmappen, wie die Benutzer heissen, welche Dateien mit einem Kennwort (Dateikennwort und Schreibschutzkennwort) geschützt sind und mit welcher Excelversion sie gespeichert wurden.

Situationen aus der Praxis

Sie arbeiten in einem grossen Unternehmen und wurden beauftragt, sämtliche alten Excel 5.0- und Excel 95-Arbeitsmappen ins Excel 2002/XP-Format zu konvertieren. Dazu müssen Sie diese Dateien mit dem neu installieren Excel 2002/XP öffnen und neu speichern. Damit Sie Ihren Auftrag effizient ausführen können, müssen Sie wissen, welche Arbeitsmappen im alten Format vorliegen. Anderenfalls müssten Sie jede Datei öffnen und neu speichern. Zudem müssen Sie wissen, welche Mappen mit einem Kennwort versehen sind, da Sie diese sonst nicht öffnen bzw. neu speichern können. Ebenfalls müssen Sie wissen, welche Dateien zur Zeit bearbeitet werden und von wem, damit Sie diese Benutzer anrufen und sie bitten können, die Datei zu schliessen. Das Tool XLSFileUsers zeigt alle diese Informationen auf Knopfdruck.

Die interne Revisionsstelle Ihrer Firma benötigt mehrere bestimmte Exceldateien für die Geschäftsprüfung. Die Dateien dürfen kein Kennwort besitzen, da sie sonst von der Revisionsabteilung nicht geöffnet werden können. Mit dem Tool XLSFileUsers sehen Sie auf einen Blick, ob die Dateien tatsächlich kein Kennwort verwenden.

Sie müssen zwingend während der Betriebszeit einen Server neu aufstarten (Reboot). Dazu müssen Sie kontrollieren, ob alle Benutzer Ihrer Aufforderung nachgekommen sind, momentan bearbeitete Arbeitsmappen sofort zu schliessen. Mit XLSFileUsers erkennen Sie sofort, ob eine Exceldatei noch bearbeitet wird, und wenn ja, wie der entsprechende Benutzer heisst.

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Benutzer-Zielgruppe

- Excel-Anwender (Einsteiger, Fortgeschrittene und Experten)
- VBA-Programmierer (Einsteiger, Fortgeschrittene und Experten)

Besonders interessant für System-Administratoren in mittleren und grösseren Unternehmungen.

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Screen Shots

Die Abbildung zeigt das Anwendungsfenster des Tools mit der Liste der Arbeitsmappendateien eines Ordners. Die Dateiliste kann nach jeder Spalte auf- oder absteigend sortiert werden. Zudem lassen sich die Spalten ausblenden und die Spaltenreihenfolge beliebig ändern.

Arbeitsoberfläche des Tools XLSFileUsers
Die Arbeitsoberfläche des Tools XLSFileUsers

Wie in der Abbildung zu sehen ist, liegen im Ordner "Testdaten" insgesamt 10 Arbeitsmappen, wobei deren drei momentan geöffnet sind bzw. bearbeitet werden (Dateiname in blauer Schriftfarbe) und sechs nicht geöffnet sind. Bei einer Datei (Berechtigungen.xls) konnte nicht festgestellt werden, ob sie geöffnet ist oder nicht, da auf Dateisystemebene keine Rechte für den Lesezugriff vorhanden sind. Die Datei "Kennwortmappe.xls" besitzt ein Dateikennwort, und die Datei "Kennwort-Schreibschutzmappe.xls" sowohl ein Dateikennwort als auch ein Schreibschutzkennwort.

Zu jeder Datei - auch zu einer Nicht-Exceldatei - können die Datei-Eigenschaften angezeigt werden:

Dialog "Datei-Eigenschaften"
Das Dialogfenster "Datei-Eigenschaften"

Durch Anklicken einer Datei mit der rechten Maustaste öffnet sich ein Kontextmenü:

Das Datei-Kontextmenü
Das Datei-Kontextmenü

Exceldateien können direkt aus dem Tool heraus mit Microsoft Excel geöffnet werden, wahlweise mit oder ohne Schreibschutz. Zum Öffnen muss jedoch Microsoft Excel installiert sein.

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Autor

Entwickelt von: Philipp von Wartburg
www.xlam.info

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Info

- Windows-Programm (exe)
- Mit Setup-Programm

- Freeware

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Download

XLSFileUsersSetup.zip (2.1 MB, mit Setup-Programm, Vollversion 1.0.3)

XLSFileUsers.zip (49 KB, ohne Setup-Programm, Vollversion 1.0.3)

Hinweis
Gegen Mitte April 2004 erscheint das Nachfolge-Tool, welches den Titel EFEX (Excel File Explorer) trägt.

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Zuletzt aktualisiert am 26.03.2004 / 23:30 Uhr
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