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[xllimit12]  Maximale Anzahl Zeilen mit bedingter Formatierung

Möchte man eine Arbeitsmappe zu speichern, die mehr als 2'050 Zeilen mit Zellen enthält, welche eine bedingte Formatierung verwenden, so erscheint die Fehlermeldung "Excel konnte nicht alle Daten und Formatierungen, die Sie dem Dokument hinzugefügt haben speichern." In der englischen Ausgabe von Microsoft Excel lautet die Fehlermeldung "Excel could not save all the data and formatting you recently added to <filename.xls>." (Anmerkung des Autors: Ich hätte gerne den Fehlermeldungsdialog hier abgebildet. Trotz intensiven Bemühungen ist es mir bis heute jedoch nicht gelungen, die Fehlermeldung zu erzeugen.)

Wenn mehrere Zellen die gleiche bedingte Formatierung besitzen, d.h. eine identische Bedingungsregel und Formatierung, so können praktisch unbegrenzt viele Zellen mit bedingter Formatierung verwendet werden, ohne dass beim Speichern der Arbeitsmappe die oben erwähnte Fehlermeldung auftritt. Es ist beispielsweise möglich, den Zellbereich A1:J500 eines Tabellenblattes (= 5'000 Zellen) mit einer identischen bedingten Formatierung zu belegen. Die in der folgenden Abbildung dargestellte bedingte Formatierung kann somit problemlos allen 5'000 Zellen zugewiesen werden.

Dialogfenster "Bedingte Formatierung"
Abbildung: Dialogfenster "Bedingte Formatierung"

Auch beispielsweise fünf Tabellenblätter mit je 5'000 Zellen stellen kein Problem dar, obwohl die Arbeitsmappe rechnerisch insgesamt 25'000 bedingt formatierte Zellen enthält.

Hintergrund-Informationen
Eine eindeutige bedingte Formatierung wird nur ein einziges Mal pro Tabellenblatt in der Exceldatei gespeichert. Die Definition der Zellformatierung wird im sogenannten CF-Record abgelegt. In diesem Record ist unter anderen eingetragen, welche Schrift, Rahmen und Hintergrund-Merkmale zu verwenden sind. Wenn die bedingte Formatierung zwei oder drei Bedingungen benutzt, existiert der CF-Record entsprechend zwei beziehungsweise drei Mal (pro Bedingung ein CF-Record). Ein weiterer Record mit der Bezeichnung CONDFMT enthält die Informationen, für welche Zellen bzw. Zellbereiche die bedingte Formatierung definiert wurde.

Bestehende Unklarheiten / Anmerkungen des Autors
In dem am Ende dieser Seite angegebenen Microsoft Knowledge Base-Artikel Nr. 215783 steht folgender Satz (Zitat):

"This error message appears when you have applied conditional formatting to more than 2,050 rows. This is a limitation in the way that Excel saves information about your file."

Da ich die Fehlermeldung "Excel konnte nicht alle Daten und Formatierungen, die Sie dem Dokument hinzugefügt haben speichern" noch nie selber erzeugen konnte, habe ich mehrere Tests in Microsoft Excel 97 durchgeführt:

» Wenn man die Zelle A1 mit der oben abgebildeten bedingten Formatierung "Zellwert ist grösser als 100" belegt und dann die Zellen A2:A5000 mit dem Zellformat der Zelle A1 ausfüllt, besitzen alle Zellen des Bereiches A1:A5000 die gleiche bedingte Formatierung. Die Arbeitsmappe kann problemlos, sprich ohne Fehlermeldung, gespeichert werden, obwohl laut Microsoft maximal 2'050 Zeilen eine bedingte Formatierung verwenden dürfen.

» Wenn man mittels VBA-Makro allen Zellen von A1 bis A5000 unterschiedliche bedingte Formatierungen zuweist, so enthält die Mappe effektiv 5'000 verschiedene bedingte Formatierungen. Das bestätigt auch ein Blick in die xls-Datei. Es existieren tatsächlich 5'000 CONDFMT- und 5'000 CF-Records. Trotz dieser hohen Anzahl bedingter Formatierungen kann die Arbeitsmappe problemlos gespeichert werden. Auch das Öffnen der Mappe stellt kein Problem dar. Sämtliche Formatierungen sind wieder vorhanden.

» Wird das Tabellenblatt mit den 5'000 bedingt formatierten Zellen kopiert und als neues Blatt in die gleiche Arbeitsmappe eingefügt, so enthält die Mappe dadurch insgesamt 10'000 verschiedene bedingte Formatierungen. Auch bei dieser Anzahl von bedingten Formatierungen kann die Arbeitsmappe problemlos gespeichert und neu geöffnet werden.

» Auch wenn man sämtliche 256 Zellen/Spalten der Zeile 1 mit einer bedingten Formatierung versieht und dann diese Zeile mehrmals kopiert, sodass beispielsweise die Zeilen 1 bis 3'000 belegt sind, tritt keine Fehlermeldung oder irgend ein Problem auf.

Im besagten Microsoft Knowledge Base-Artikel steht, dass sich die Limitation von 2'050 Zeilen auf Microsoft Excel 2000 und Excel 2002 bezieht. Ein aufmerksamer XLimits-Leser teilte mir mit, dass auch Microsoft Excel 2003 davon betroffen ist (Besten Dank an Werner Vetter). Ich konnte bisher nicht herausfinden, ob auch Excel 97 und Excel 2003 betroffen sind. Angenommen die Limitation existiert tatsächlich in Excel 2000 bzw. 2002, so würde dies konsequenterweise bedeuten, dass eine in Excel 97 gespeicherte Mappe mit mehr als 2'050 Zeilen mit bedingt formatierten Zellen nicht mehr mit Excel 2000 und 2002 geöffnet werden könnte. Wenn die Mappe trotzdem geöffnet werden kann, so müssten alle überzähligen bedingten Formatierungen beim Speichern der Mappe verloren gehen.

Weitere Informationen über diese Limitation erhalten Sie hier:
  XL2000: Error Message "Excel could not save all the data and formatting"

  http://support.microsoft.com/?scid=kb;en-us;Q215783

 

  Verwandte Limitation: Maximale Anzahl verschiedene Zellformate pro Arbeitsmappe

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Zuletzt aktualisiert am 7.04.2006 / 18:30 Uhr
Zuletzt kontrolliert am 22.12.2008 / 07:00 Uhr
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